Se in questo momento stai cercando di destreggiarti tra più progetti, individualmente o con il tuo team, ti siamo vicini. Ogni giorno è affollato di riunioni, di task da gestire in parallelo e di allineamenti interni con diversi membri del team. La sensazione predominante? Che si lavora molto, ma non ci sembra di fare progressi significativi. 

Oggi il Design Sprint ci permette di rompere questo circolo vizioso, aiutando l’intero team a concentrarsi su un progetto per volta e a risolverne le sfide  in modo rapido e condiviso, grazie alla possibilità di collaborare in maniera completamente nuova, anche in via telematica. Prima di scegliere tra la versione virtuale e quella di persona, vanno però valutati tutti i vantaggi e le sfide che un Design Sprint da remoto presenta. Ecco quali sono.

I vantaggi del Design Sprint da remoto

Scegliere la versione da remoto rappresenta un’opportunità per creare dei progressi tangibili e sperimentare un modo nuovo di lavorare in gruppo, beneficiando di una serie di vantaggi:

È più efficiente (e si spreca meno carta)

Al termine di un Design Sprint affrontato di persona, le pareti sono ricoperte di post-it ed è necessario molto tempo per digitalizzare i risultati di ogni fase di lavoro.

Utilizzando un software per la collaborazione a distanza non ci sono sprechi di carta e tutte le idee e i passaggi che portano alla decisione finale sono accessibili da tutti immediatamente. I post-it digitali, avendo un limite massimo di caratteri, forzano i partecipanti ad essere il più sintetici e chiari possibile. 

Si può contribuire in maniera ancor più anonima e democratica

Ognuno può dare il proprio contributo in modo più veloce e facile, senza preoccuparsi della propria scrittura e delle proprie abilità grafiche.

I post-it digitali sono tutti ugualmente leggibili e si possono usare per scrivere, cancellare e riscrivere un’idea infinite volte. 

Inoltre, in presenza di post-it tutti uguali, si preserva maggiormente l’anonimato e i partecipanti potranno concentrarsi sul valore delle idee senza farsi influenzare dall’autore.

Più concentrazione e sessioni più rapide

Se è vero che lavorare con un gruppo di persone nella stessa stanza è più divertente e crea affiatamento nel team, c’è il rischio che il clima accogliente porti i partecipanti a distrarsi tra loro e, ad esempio, a prolungare involontariamente le pause caffè. 

Quando si lavora a distanza, è più facile mantenere la concentrazione sul workshop, permettendo al facilitatore di gestire le dinamiche di gruppo in modo più agevole.

È più flessibile

Non tutti possono viaggiare o dedicare due intere giornate ad un workshop di persona. Organizzare delle sessioni da remoto, di durata più breve, aiuta a garantire maggiore flessibilità ai partecipanti. Questa fluidità organizzativa aiuta a portare a bordo anche i manager più impegnati e non ha impatto alcuno nè sul processo nè sui risultati finali, che rimangono sorprendenti come nella versione dello Sprint di persona.

Le sfide del Design Sprint da remoto (e come superarle)

Collaborare a distanza presenta indubbi vantaggi, ma ci pone anche di fronte ad una serie di sfide da superare che dipendono dalle modalità con cui si abilita un gruppo distribuito a lavorare insieme. Per ognuno di questi problemi, abbiamo cercato delle potenziali soluzioni, sperimentando, studiando e confrontandoci con altri professionisti per trovare il giusto mix di tool, tecniche e pratiche per rendere gestibile il Design Sprint da remoto. 

Distrazioni e multi-tasking

In un Design Sprint in presenza si segue la regola di non utilizzare i device durante le giornate di workshop, per concentrarsi su quello che avviene nella stanza.
Nella collaborazione da remoto la regola “no device” può però essere percepita come un paradosso, dato che il mezzo principale di comunicazione è proprio il computer.

Per il facilitatore è molto difficile sapere se un partecipante sta facendo altro, specialmente nelle sessioni offline. Cosa fare quindi quando le email, i social e le news sono a portata di tab? 

👉Il nostro consiglio

  • Mettici la faccia: chiedi ai partecipanti di tenere la webcam accesa durante lo Sprint. Ti aiuterà a leggere segnali di stanchezza o di distrazione sui loro volti. Assicurati che tutti abbiano un posto tranquillo dove lavorare (naturalmente, se si lavora da casa con animali domestici, partner o bambini un po’ di rumore di sottofondo è nella norma);
  • Rivolgiti direttamente ai singoli partecipanti: non aver paura di “indicare le persone e chiamarle per nome”. In un normale Design Sprint, è possibile utilizzare tecniche non verbali per attirare l’attenzione o per indirizzare il focus su uno dei partecipanti. In uno Sprint a distanza, bisogna essere più diretti;
  • Sincrono/asincrono: tieni alta l’energia alternando momenti sincroni (in call) e asincroni (offline) per scandire i momenti di gruppo e quelli di lavoro individuale.

Limiti tecnici

Frasi come “Mi sentite?” oppure “Ho la connessione a singhiozzi” sono tra quelle più ripetute durante le call.
Airpod scarichi, giga della connessione in esaurimento, microfoni non funzionanti e webcam difettose sono solo alcuni dei problemi tecnici che possono sabotare una sessione da remoto.

 👉Il nostro consiglio: 

  • Tech check-up: prima di uno Sprint verifica il setup di ogni partecipante (webcam, microfono, connessione) organizzando delle call individuali; 
  • Preparati con anticipo: scegli i tool online da utilizzare e assicurati che tutti i membri del team creino un account con anticipo. Non c’è niente di più fastidioso che tenere bloccato il team nell’attesa che una persona crei o recuperi le proprie credenziali di accesso. 

Assenza di contatto 

Lavorare fianco a fianco nella stessa stanza, condividendo non solo una missione ma anche snack e post-it crea un senso di team molto forte. In un Design Sprint remoto si mantengono alcuni di questi benefici – come la missione e il focus – ma si perdono i vantaggi del lavoro faccia a faccia e i momenti di aggregazione non strutturati. 

In assenza del contatto diretto, è fondamentale scegliere lo strumento di collaborazione giusto e creare dei momenti per tenere alti l’attenzione e l’umore dei partecipanti.

 👉Il nostro consiglio

  • L’ospitalità è fondamentale: è il modo in cui si aiuta il cliente/il team a sentirsi benvenuto e a proprio agio. Pensa in modo creativo a come poter creare un’esperienza sorprendente anche in un contesto digitale. Per esempio, puoi inviare ai partecipanti un buono per un pranzo a domicilio, oppure un piccolo gadget che dimostri a tutti che non si tratta di un “semplice webinar” ma di un’esperienza partecipativa quanto un Design Sprint di persona. In alternativa, suggerisci ai partecipanti di procurarsi snack e frutta secca da tenere a  portata di mano da sgranocchiare durante le pause.

Scegliere con consapevolezza

Ci sono indubbi vantaggi in un Design Sprint da remoto, ma anche sfide da non sottovalutare. Sebbene la figura del facilitatore sia determinante per superarle, giocano un ruolo importante anche una buona preparazione iniziale e il coinvolgimento dei partecipanti. Assicurati di prepararti con anticipo al Design Sprint, scegliendo con cura il team, la sfida da affrontare e non lasciando nulla al caso. Per valutare quale Design Sprint fa al caso tuo (“remoto” o “di persona”), ti consigliamo di approfondire la metodologia: ti aiuterà a prepararti al meglio e a valutare in modo concreto la  strada giusta da intraprendere. 


Nella nostra Guida definitiva al Design Sprint troverai un intero capitolo dedicato al Design Sprint da remoto ricco di pratiche ed esempi concreti che ti aiuteranno nella scelta.