Il Design Sprint è una metodologia pensata per risolvere in modo rapido, collaborativo ed efficace una sfida di business, trasformando in soli 4 giorni un’idea abbozzata in un prototipo validato con persone reali.
Introdurlo in azienda significa trasformare lunghe riunioni improduttive in sessioni partecipative basate sulla gestione del tempo e sul raggiungimento degli obiettivi ma anche rispondere agli interrogativi dei vari interlocutori. Per aiutarti a farlo, abbiamo affrontato principali aspetti del Design Sprint in questa guida.
Fightbean è uno studio di Experience Design focalizzato nella creazione di prodotti e servizi digitali. “People, not users” è il motto che li guida.
Con un team di business-driven designer, Fightbean aiuta le aziende ad accelerare i processi di innovazione e crescita tramite il Design Sprint.
Contenuti
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Continua a scrollare e vai al prossimo capitolo
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GUIDA DEFINITIVA AL DESIGN SPRINT
Perché fare un Design Sprint
Le organizzazioni convivono con inefficienze esecutive e team demotivati: scopri come il Design Sprint può aiutarle a migliorare i processi interni e prendere decisioni più efficaci.
Solitamente, all’interno di un’organizzazione il processo di progettazione dura svariati mesi. Le cause sono molteplici: modalità di collaborazione complicate, incapacità delle persone a descrivere e comprendere idee astratte, cambi di priorità insiti nel lavoro, mancanza di coinvolgimento nel team… Con il Design Sprint è però possibile comprimere mesi di lavoro in pochi giorni, riducendo le discussioni improduttive e semplificando il modo di lavorare in team. È il metodo più rapido per scoprire se vale la pena sviluppare un nuovo prodotto digitale, se una nuova funzionalità merita lo sforzo di essere implementata o se una nuova idea di business è vittima di insidiosi errori di progettazione iniziale, prima di investire tempo e budget nella realizzazione.
Il Design Sprint è un processo collaborativo che aiuta le aziende a trovare le risposte ad una sfida di business, trasformando un’idea abbozzata in un prototipo validato da persone reali, in soli 4 giorni.
Sviluppato da Jake Knapp in GV, il fondo d’investimento di Google, il Design Sprint è un intelligente equilibrio di Design Thinking, Customer Development e Agile Mindset declinati in un processo step-by-step standardizzato e ripetibile, che qualunque team può utilizzare per portare innovazione all’interno della propria realtà.
È infatti utilizzato da un numero sempre crescente di aziende, come N26, Airbnb, Lego, Lufthansa, Zalando e Twitter, ma anche da startup e da organizzazioni dinamiche che riconoscono il valore dell’innovazione e della collaborazione.
Questa guida ti aiuterà a introdurre il Design Sprint nella tua azienda e trovare con più facilità la strada migliore per il tuo progetto digitale. Perché per avere successo sul mercato non basta più creare un prodotto di buona qualità: è necessario creare quello giusto.
APPROFONDIMENTO
Quanto dura un Design Sprint?
In questa guida troverai riferimenti a Sprint da 5 giorni, da 4 giorni o anche da 2 giorni full-time + 2 giorni da remoto: è normale che all’inizio ci sia confusione. Il Design Sprint è unprocesso fluido che si può adattare alle esigenze e alle peculiarità di ogni contesto. Confrontati con un facilitatore esperto per trovare la formula giusta per la tua azienda.
Digital transformation: le sfide per un’azienda italiana
Le organizzazioni che operano in Italia possono contare su un panorama di risorse fortemente qualificate e con un ottimo livello di specializzazione ma spesso soffrono di forti complicazioni burocratiche e amministrative. Questa complessità penetra anche all’interno di organizzazioni multinazionali con un imprinting estero, rallentando i processi e demotivando le persone. Se nelle grandi aziende italiane la complessità è implicita nelle loro dimensioni, in quelle piccole e medie, spesso a conduzione familiare, le difficoltà sono diverse.
Le imprese italiane fanno fatica ad affrontare le sfide imposte dal mercato digitale. Molte sono imprese eccellenti, baluardi del Made in Italy nel mondo, ma sono molte di più quelle che navigano a vista, accontentandosi dei risultati raggiunti e incapaci di intraprendere un percorso strategico.
Da dove partire per affrontare queste sfide? Un piano strategico digitale può essere la risposta, ma questo rischia di frenare maggiormente il cambiamento e scoraggiare ulteriormente le persone interne all’azienda. Meglio attuare misure progressive e iterative nel percorso di trasformazione, per creare valore e acquisire la chiarezza e la consapevolezza necessarie per intraprendere i passi successivi: il Design Sprint è il primo step per farlo.
In una trasformazione digitale, non si può prescindere dal coinvolgere le persone che fanno parte dell’organizzazione, allineandole sugli obiettivi che si vogliono raggiungere e collaborando insieme per trasformare l’azienda dall’interno.
Le principali sfide nel digitale per le aziende italiane
Acquisire nuove competenze strategiche e progettuali;
Introdurre processi interni ed esterni più fluidi, spesso invece limitati da attività ancora molto manuali;
Reinventarsi completamente e ridefinire, dove occorra, il proprio modello di impresa;
Superare i limiti della gestione familiare, favorendo il passaggio generazionale e vincendo la resistenza al cambiamento;
Ridurre inefficienze e time to market;
Anticipare le tendenze di mercato;
Investire in tecnologia in relazione al business e misurarne il ritorno di investimento (rispetto ad investimenti più tangibili e strettamente legati ai processi produttivi, come ad esempio quelli in macchinari).
Quante riunioni servono per portare avanti un progetto?
Le riunioni sono il carburante che guida le nostre aziende: offrono l’opportunità ai membri del team di contribuire con le loro idee , di creare allineamento con il management, chiarire le criticità e focalizzare l’attenzione portando avanti gli obiettivi. Purtroppo, quando gli incontri si moltiplicano è facile che diventino inefficaci, finendo per far percepire le riunioni come un male necessario che impatta negativamente sui profitti dell’azienda.
APPROFONDIMENTO
Quanto tempo passiamo in riunione?
I dati relativi al tempo trascorso in riunione dipingono un quadro impressionante. 11 milioni di riunioni tenute in media ogni giorno, 62 meeting/mese per dipendente. Un manager di livello medio trascorre circa il 35% del proprio tempo in riunione e per le figure più in alto nella gerarchia aziendale, questa cifra può arrivare fino al 50% (sono più di 2 giorni a settimana trascorsi in riunione!).
Coordinamento, condivisione, allineamento delle aspettative sono parte fondamentale del lavoro di un manager che si espleta attraverso riunioni e conversazioni. Tuttavia, la maggior parte delle persone considera le riunioni improduttive.
Secondo una ricerca effettuata da Atlassian il 91% dei dipendenti ha sognato ad occhi aperti durante una riunione, il 73% ha lavorato ad altro e il 39% ne ha approfittato per schiacciare un pisolino.
Quanto costa davvero una riunione?
Immaginiamo che tu debba fare una riunione con 8 partecipanti. In 1 ora di meeting hai già impiegato 8 ore/uomo della tua azienda. Moltiplicalo per il numero di riunioni che si tengono ogni settimana (considerando una media di un paio di riunioni a settimana) e il volume inizia ad essere significativo. Applicando una prospettiva annuale, otterrai un numero complessivo importante: 832 ore/uomo spese in riunione ogni anno.
Con un costo orario medio di €50 per dipendente, la nostra riunione con 8 partecipanti costerà all’azienda €400. E se si considerano le riunioni al vertice, i costi monetari sono ancora più rilevanti; e tenendo conto anche di costi di viaggio, materiali, e tempo impiegato per prepararsi, il bilancio finale diventa ancora più importante.
Nella vita media di un progetto, si dedica alle riunioni tempo considerevole: dal kick-off meeting iniziale alla revisione continuativa delle attività svolte, dalle condivisioni dei risultati con gli stakeholder interni ai passaggi di consegna da un dipartimento all’altro.
APPROFONDIMENTO
Il costo delle riunioni
Vuoi calcolare quanto costa un’ora di riunione alla tua organizzazione? The Harvard Business Review ha creato un tool per sapere quanto stai investendo in meeting.
Ogni minuto che un dipendente o un manager impiega in un meeting improduttivo è un minuto perso che si sarebbe potuto dedicare a qualcosa di più importante.
Se non puoi esimerti dal fare riunioni, puoi fare la tua parte per renderle produttive ed efficaci. Riunire un gruppo di persone ha senso se il tempo è dedicato a generare idee, a collaborare, a prendere decisioni per far progredire un progetto. Ecco perché le attività svolte durante le giornate di Sprint sono scandite da tempi ben precisi e possono aiutarti a sostituire le riunioni improduttive con del valore concreto.
Non basta avere una buona idea
Durante le riunioni, le idee non sono mai un problema. Tutti coloro che lavorano in un’organizzazione hanno opinioni forti su come migliorare la gestione, il processo o il prodotto stesso. Ma non tutte le idee sono uguali. Alcune rivelano complicazioni e dipendenze inaspettate. Altre possono creare opportunità a scapito di grossi contraccolpi su altri aspetti del prodotto o dell’organizzazione.
Come possiamo trasformare questa ricchezza di intuizioni emerse nelle riunioni in qualcosa di concreto? In molti casi, è il management a decidere cosa sia giusto e cosa sia sbagliato, in base ad esperienze passate o alla propria sensibilità. Tuttavia, questo approccio può avere conseguenze drammatiche, poiché finisce per produrre funzionalità che sono lontane dalle esigenze dei clienti o che non sono condivise dal resto del team.
APPROFONDIMENTO
Il costo di un’idea
Il 60-90% delle idee non migliorano le metriche per cui sono state progettate e il lavoro di implementazione ha impatto nullo, se non addirittura negativo, sui clienti finali e sull’organizzazione.
Prima di dedicare delle risorse per creare un prodotto/funzionalità dovremmo chiederci se ne vale davvero la pena!
Il Design Sprint contro la complessità organizzativa
Il Design Sprint può aiutarti a trasformare le riunioni in un momento ad alto valore aggiunto per coloro che vi partecipano:
ascoltando tutto il team;
includendo il team nella creazione di valore;
prendendo decisioni;
tagliando le discussioni infinite.
Un processo strutturato e time-boxed come lo Sprint, inserisce una componente di efficienza e di velocità in contesti che altrimenti potrebbero essere imprevedibili e inaffidabili.
Senza un framework strutturato, il vuoto lasciato da una domanda potrebbe essere riempito da opinioni e sensazioni personali invece che da decisioni oggettive.
Puoi vedere il Design Sprint come un’estrema compressione del tempo che, nel corso dei mesi dedicati ad implementare un progetto, passeresti comunque in riunione, ma strutturato per accelerare il processo di creazione di valore ed eliminare la frustrazione delle riunioni improduttive.
Ma come si può ottenere in pochi giorni un risultato che non si è riusciti ad ottenere in mesi di lavoro? Per rispondere a questa domanda è importante capire dov’è il valore che il Design Sprint può portare in azienda:
Riunisce allo stesso tavolo rappresentanti dei diversi dipartimenti aziendali ed esperti di dominio con esperienze e background eterogenei. Molte di queste persone si troveranno a collaborare per la prima volta, portando al tavolo contributi, interpretazioni e punti di vista diversi che arricchiranno non solo il progetto ma anche l’esperienza stessa di confronto.
Aumenta la collaborazione all’interno del team. La natura partecipativa degli Sprint amplifica le opportunità di comunicazione sia tra i membri del team che tra l’azienda e gli utenti/clienti finali.
Fornisce un metodo e un linguaggio comune per condividere idee e discutere in gruppo senza introdurre distorsioni. È un processo decisivo per tutte quelle aziende che vogliono incoraggiare un confronto interno su temi strategici.
Introduce una componente oggettiva nel processo decisionale, enfatizzando il peso di fatti, evidenze e numeri rispetto a ipotesi e opinioni.
Crea più consapevolezza nelle persone: in uno Sprint non si discute solo di idee e di soluzioni creative ma viene data molta importanza alla definizione dell’opportunità di business che si vuole inseguire e alla sfida che si sta cercando di risolvere.
Aiuta a ridurre il rischio imprenditoriale, fornendo una visione più chiara della portata potenziale di un progetto, e a capire dove potrebbero risiedere le sfide maggiori.
La metodologia del Design Sprint aiuta a mitigare imprevedibilità e complessità insite in ogni nuovo progetto, suddividendo il problema in componenti più piccole e più facilmente gestibili e misurabili, dando al team gli strumenti per lavorare insieme in modo produttivo e focalizzato.
Quando è il momento giusto per un Design Sprint?
Per capire se sei alla prese con una sfida che potrebbe essere affrontata efficacemente con un Design Sprint rispondi a queste 5 domande (a cura di Xander Pollock and Richard Banfield):
C’è uno specifico problema da risolvere?
Si tratta di un problema complesso che non ha una soluzione ovvia?
Hai bisogno di un team cross-funzionale per risolvere il problema?
Il problema è tale da valere un investimento di 5 giorni?
Stai cercando una soluzione per un mercato completamente nuovo o in forte cambiamento?
Il Design Sprint non si sostituisce ad un’analisi di marketing nè ad un piano strategico. Ti aiuta a capire come realizzare un prodotto, una funzionalità o un servizio, ma non risponde al cosa devi realizzare.
vuoi aggiungere una nuova funzionalità al tuo prodotto/servizio
hai una nuova idea per un nuovo servizio
c’è un nuovo progetto digitale che la tua azienda sta lanciando
il tuo sito/app non performa come vorresti
Il Design Sprint non è la scelta giusta se:
sei indeciso se fare un’app o una web-app
vuoi creare la nuova strategia di comunicazione per il tuo brand
c’è da rifare un sito vetrina
vuoi fare piccoli cambiamenti al tuo prodotto (modificare il menu di navigazione, modificare il form di registrazione, etc.)
Riassumendo:
Il Design Sprint è il metodo più rapido per capire se vale la pena investire tempo e budget nello sviluppo di una nuova idea di business, di un nuovo prodotto o di una specifica feature.
È un processo collaborativo, standardizzato e ripetibile sviluppato da Jake Knapp in GV. Con un approccio step-by-step aiuta le aziende a comprimere mesi di lavoro in pochi giorni, allineando il team di lavoro e prendendo decisioni per trasformare in soli 4 giorni un’idea abbozzata in un prototipo validato.
Favorisce l’allineamento del team che lavora su un progetto, aiutando a diminuire il rischio imprenditoriale.
Non tutti i progetti hanno bisogno di un Design Sprint: punta a quelli in cui non è ancora chiara la direzione da intraprendere, che nascondono delle insidie particolari o dubbi. Tramite un framework strutturato come il Design Sprint è possibile ridurre drasticamente il tempo dedicato a riunioni improduttive e discussioni infinite, creando da subito momenti efficaci di coordinamento, collaborazione e allineamento grazie al coinvolgimento attivo dei partecipanti nelle scelte progettuali.
Il valore portato dal Design Sprint sta nel riuscire a riunire le persone chiave del progetto allo stesso tavolo, aumentare la collaborazione interna al team, fornire un metodo e un linguaggio comune a tutti, introdurre una componente oggettiva nel processo decisionale, creare più commitment sul progetto.
Quali persone coinvolgere? Quanti giorni dedicare? Scopri come funziona questa metodologia e come adattarla alle esigenze della tua azienda e del tuo team.
Il Design Sprint, nella versione inventata da Jake Knapp e John Zeratsky, è un processo di 5 giornate pensato per aiutare un gruppo di lavoro a risolvere problemi complessi e a testare nuove idee. Con questo approccio, si mettono allo stesso tavolo le persone cruciali per il successo di un progetto (marketing, design, sviluppo, customer care, management, etc.) e si fornisce loro un modo strutturato per accordarsi su come raggiungere un obiettivo.
Il Design Sprint mette alla prova le idee
Generalmente, siamo portati a dare maggiore credibilità e importanza alle informazioni che confermano le nostre opinioni, finendo per prendere decisioni sulla base dei nostri pregiudizi. Perché il Design Sprint sia efficace si richiede un cambio di mindset: invece di dare per assodate le intuizioni che circolano in azienda e buttarsi a capofitto nella realizzazione del prodotto, si sceglie di fare un passo indietro, individuando attivamente eventuali lacune e falle prima ancora di dedicarsi a costruire il prodotto vero e proprio.
La validazione delle ipotesi durante il Design Sprint si concretizza seguendo questi 5 step:
Comprendere il problema: qual è il problema che stiamo cercando di risolvere? Per quale tipologia di persona stiamo risolvendo il problema? Quali sono le ipotesi che vogliamo mettere alla prova?
Divergere ed esplorare possibili soluzioni: quali soluzioni potrebbero esserci per risolvere il problema? Ci sono dei vincoli da considerare?
Convergere verso una soluzione condivisa: quali idee permettono di testare le nostre ipotesi? Come possiamo selezionare le idee migliori senza influenze o pregiudizi?
Costruire il prototipo: come possiamo condurre l’esperimento per ottenere delle risposte? Cosa possiamo costruire per rendere tangibile l’idea scelta?
Testare il prototipo con utenti reali: quali persone coinvolgere nell’esperimento? Come le troviamo? Come fare le domande giuste senza influenzare le loro scelte o feedback?
Il Design Sprint è adattivo
Il processo del Design Sprint funziona perché è flessibile. Trattalo come un framework e non cercare di seguire a tutti i costi gli esatti processi descritti nel libro o in altre guide. Ogni situazione/organizzazione è diversa si potrà rendere necessaria un certo grado di personalizzazione.
Per quanto sia importante rispettare i tempi, è più importante scegliere un intervallo di giornate adatto alle proprie esigenze e alla disponibilità del team. Non è necessario attenersi a 5 giorni se ciò significa che non tutto il team può essere presente. Dopo la pubblicazione del volume Sprint: how to solve big problems and test new ideas in just five days nel 2016, la metodologia è stata testata con centinaia di aziende e startup.
A seguito della collaborazione tra Jake Knapp e AJ&Smart, agenzia berlinese specializzata in Design Sprint, è stato messo a punto il Design Sprint 2.0.
Cos’è il Design Sprint 2.0?
Il Design Sprint 2.0 è una versione evoluta che ottimizza i tempi e rende gli esercizi del libro ancora più efficaci.
Si basa su 4 giornate invece che 5
Grazie al Design Sprint 2.0 è possibile testare e validare un’idea in soli 4 giorni anziché 5.
Sono stati infatti introdotti degli accorgimenti per rendere il processo più snello e fluido. Alcuni esercizi sono stati compressi (rendendoli ancora più proficui), l’ordine degli step è stato cambiato e sono state aggiunte nuove attività con la finalità di risparmiare una giornata lavorativa.
L’intero team è richiesto soltanto per le prime 2 giornate
Se il Design Sprint 1.0 è stato studiato appositamente come processo interno per startup di prodotto, con la versione 2.0 è possibile estendere la sua efficacia ad aziende più complesse.
Il Design Sprint 2.0 è strutturato per durare 4 giorni, di cui solo i primi due richiedono la presenza dell’intero team.
Nella versione originale, ad ogni fase viene dedicato un giorno della settimana:
Lunedì
Comprendere:Mappa
Tutto il team
Martedì
Divergere:Sketch
Tutto il team
Mercoledì
Convergere:Storyboard
Tutto il team
Giovedì
Costruire:Prototipo
Design Team
Venerdì
Testare:User Test
Design Team
Nella versione 2.0 le fasi Comprendere e Divergere vengono condensate nella prima giornata di lavoro:
Lunedì
Comprendere:Mappa
Divergere:Sketch
Tutto il team
Martedì
Convergere:Storyboard
Tutto il team
Mercoledì
Costruire:Prototipo
Design Team
Giovedì
Testare:User Test
Design Team
Se ti interessa conoscere nel dettaglio quali esercizi svolgere, giorno per giorno, puoi saltare direttamente al capitolo 3.
Il Design Sprint non è solo per le startup
Le startup, per definizione, si trovano a realizzare un prodotto o un servizio innovativo in condizioni di maggiore incertezza rispetto ad un’azienda consolidata. Spesso operano in assenza di un business model definito o di una strategia di marketing chiara, e senza una customer base.
In questo contesto di alto rischio, il Design Sprint rappresenta uno strumento particolarmente adatto per trovare risposte in breve tempo e guidare il team verso il lancio sul mercato.
Le aziende più mature non possono e non devono sentirsi al riparo dalla sfida di rimanere al passo con le richieste dei clienti finali. Cambiano le tecnologie, le aspettative delle persone sono sempre più alte e i mercati sono trasformati dall’ingresso di realtà innovative e spregiudicate.
Oltre ad investire risorse sulle linee di business più profittevoli e consolidate, si impone la sfida di rimanere competitivi, promuovendo una cultura orientata alla sperimentazione.
In questo contesto il Design Sprint può abilitare un team alla sperimentazione, sia esso in una startup che muove i primi passi, in una multinazionale o in qualunque organizzazione nello spettro intermedio tra le due.
Il Design Sprint non è Product Development
Per creare un prodotto completo in tutte le sue parti sono necessarie attività di branding, di marketing, di design, di raccolta requisiti tecnici, di sviluppo e di manutenzione che non si esauriscono in 4 giorni di workshop.
L’obiettivo del Design Sprint è quello di individuare la strada da intraprendere escludendo grossi errori. Non si sostituisce alla visione aziendale sul prodotto ma aiuta a capire da dove partire e come individuare le priorità. L’aspetto grafico e l’usabilità (altre due importanti caratteristiche del prodotto) non sono il dominio dello sprint di progettazione. Il design finale del tuo prodotto o funzionalità potrebbero essere anche molto differenti dal prototipo che hai realizzato per testare la tua ipotesi. Mantieni delle aspettative realistiche e andrà tutto bene.
Il Design Sprint è un lavoro di squadra
Il Design Sprint riunisce allo stesso tavolo i diversi dipartimenti aziendali, condividendo la responsabilità di progetto e valorizzando i contributi di ciascuno.
Attraverso tempi precisi e un percorso definito, si raggiunge una soluzione condivisa da tutti senza dover affrontare riunioni interminabili e inconcludenti.
Spesso la personalità vince sul contenuto: se qualcuno ha la reputazione di essere smart o creativo, le sue idee sono spesso sopravvalutate; un brainstorming di gruppo è al contempo l’incubo per un introverso e il palco ideale per il carismatico che domina la discussione. Infine tra colleghi non sempre si va d’amore e d’accordo.
Con gli esercizi strutturati e temporizzati del Design Sprint si possono oggettivare i contributi dei partecipanti, facendo in modo che ogni voce sia ascoltata e ogni prospettiva presa in considerazione.
Riassumendo:
Il Design Sprint, nella sua versione originale, è un processo di 5 giorni pensato per aiutare un gruppo di lavoro a risolvere problemi complessi e a testare nuove idee.
Si coinvolge un team multidisciplinare di persone che possono dare un contributo al progetto: marketing, sviluppo, design, vendite, assistenza clienti, etc. condividendo la responsabilità di progetto e valorizzando i contributi di ciascuno.
Nella sua versione 2.0, i tempi sono stati ridotti a 4 giornate, di cui solo le prime due richiedono la partecipazione dell’intero team.
Durante il Design Sprint i passaggi da seguire sono i seguenti: comprensione del problema, esplorazione delle soluzioni, conversione verso una soluzione condivisa, costruzione del prototipo e testing del prototipo con degli utenti reali.
Il Design Sprint è ideale per tutte quelle realtà che desiderano continuare a sperimentare e rimanere al passo con le richieste finali dei clienti, siano esse startup od organizzazioni più complesse.
Il Design Sprint permette di capire qual è la strada da intraprendere escludendo grossi errori, aiutando le organizzazioni a comprendere da dove partire e ad individuare le priorità. L’obiettivo non è quello di costruire i 4 giorni il prodotto finale e non si sostituisce alle attività di progettazione e design (branding, UI, sviluppo, etc).
In questo capitolo affronteremo nel dettaglio cosa accade nella settimana-tipo di un Design Sprint. Come in una ricetta, troverai i passi da seguire e alcuni consigli pratici.
La mattinata del primo giorno è dedicata a comprendere la sfida da risolvere: si crea allineamento sulle sfide aziendali, sulle aspettative attuali dei consumatori e sulla proposta di valore offerta dall’azienda o dal prodotto. Come passo successivo, si crea una mappa della sfida, una customer journey map di massima che sintetizza l’esperienza del consumatore finale ed elenca i principali canali coinvolti. Infine, si sceglie il perimetro della sfida su cui concentrare le energie, cerchiandolo sulla mappa.
Nel pomeriggio, invece, si generano le possibili soluzioni al problema individuato, incoraggiando il pensiero laterale e le idee fuori dagli schemi.
Introduzione, definizione dei ruoli e delle aspettative
Scopo di questo esercizio è mettere le persone a proprio agio e regolare le aspettative sullo Sprint
GIORNO 1 | MATTINO Durata: 20 minuti
Per creare un’atmosfera più rilassata e accogliente, sarebbe ideale che i partecipanti si conoscessero prima dell’inizio dello Sprint. Nelle organizzazioni più complesse e con grandi team distribuiti, è probabile che le persone si incontrino per la prima volta all’inizio della prima giornata. È necessario pianificare un po’ di tempo per lasciar socializzare i partecipanti e fare delle brevi presentazioni.
Fatto questo, il facilitatore può passare all’assegnazione dei ruoli e guidare il team nel programma della giornaliera. Questo passaggio è fondamentale per dare solidità al processo e fornire ai membri del team un contesto di riferimento chiaro su cui svolgere gli esercizi del workshop.
In questa fase è importante che ogni partecipante condivida le proprie aspettative: cosa si aspetta di ottenere da questa sessione, quale esito vorrebbe raggiungere? In questo modo si crea l’opportunità di gestire eventuali disallineamenti, chiarendo al team quali risultati si possono realisticamente ottenere con un Design Sprint.
IL NOSTRO CONSIGLIO
Icebreaker
L’esercizio Hope vs. Fear è un ottimo icebreaker per consentire ai partecipanti di condividere apertamente preoccupazioni e aspettative sul workshop.
Obiettivi a medio termine
Dove vogliamo essere tra due anni con questo progetto?
GIORNO 1 | MATTINO15 minuti
È il momento giusto per essere ambiziosi. Il facilitatore chiede al team “Dove vogliamo essere tra due anni con questo progetto?”. Ogni membro del team si alza e legge l’obiettivo individuato (1 min a testa) e attacca al muro il post-it su cui ha appuntato la sua risposta.
Ogni partecipante ha a disposizione due voti per scegliere l’obiettivo di progetto più appropriato.
L’obiettivo finale selezionato dovrebbe essere il più specifico possibile e approvato dal decisore.
Esercizio
Tempo
Obiettivi a medio termine
Il team ragiona individualmente sugli obiettivi a lungo termine (1 obiettivo a persona).
5 MIN
Presentazione degli obiettivi
Ogni membro del team legge e appunta sul muro il post-it con il proprio obiettivo.
1 MIN/PERSONA
Voto del team
Il team vota i due obiettivi che reputa più significativi (2 voti a testa).
5 MIN
Voto del decisore
Il decisore vota l’obiettivo che reputa più significativo (1 voto).
5 MIN
Domande dello Sprint
Cosa potrebbe impedirci di raggiungere il nostro obiettivo?
GIORNO 1 | MATTINO15 minuti
Successivamente, il gruppo ragiona su uno scenario pessimistico chiedendosi “Cosa potrebbe impedirci di raggiungere questo obiettivo?“.
Ogni preoccupazione deve essere formulata sotto forma di “Riusciamo a…“. Ad esempio “Non abbiamo il tempo di sviluppare le nuove funzionalità” diventa “Riusciamo ad assumere più sviluppatori per accelerare il processo di implementazione?”.
Ogni partecipante usa i post-it rettangolari per scrivere da 1 a 3 domande (ostacoli da superare) sotto forma di “Riusciamo a…”.
A turno, i membri del team si alzano, leggono l’ostacolo individuato (1 min a testa) e lo attaccano al muro. Infine, ognuno dà il proprio voto alla domanda più urgente a cui trovare risposta, mentre Il decisore vota la domanda più importante tra i 3 “Riusciamo a…” più votati dal team.
Questa domanda rappresenta il quesito fondamentale a cui trovare risposta durante lo Sprint.
Esercizio
Tempo
Riusciamo a…
Ogni membro del team lavora individualmente per identificare gli scenari pessimistici (Massimo 3).
5 MIN
Presentazione delle domande
Ogni membro del team legge e appunta sul muro i post-it con i propri “Riusciamo a…?” .
1 MIN/PERSONA
Voto del team
Il team vota le due domande a cui dare risposta durante lo Sprint (2 voti a testa).
5 MIN
Voto del decisore
Il decisore vota la domanda più significativa tra le 3 più votate dal team (1 voto).
5 MIN
Intervista agli esperti
Condividere informazioni ed punti di vista
GIORNO 1 | MATTINO45 minuti
Questo esercizio è dedicato a creare conoscenza condivisa all’interno del team: gli esperti dell’azienda (di solito CEO, product owner, innovation manager e responsabili marketing) rispondono alle domande poste dal facilitatore.
Le informazioni che si richiede di condividere agli esperti sono di ampio spettro: dalla visione aziendale, alla ricerca di nuovi clienti, dalle informazioni su come funzionano i processi attuali a quali sforzi sono stati fatti in passato nello stesso ambito. Come un giornalista, il facilitatore cerca di fare domande che possano svelare aspetti interessanti e pieni di significato.
Durante le interviste i partecipanti prendono appunti seguendo il format “How Might We” (HMW), per ridefinire i problemi come potenziali opportunità.
Il team:
ascolta le interviste agli esperti e cattura gli insight interessanti sotto forma di domanda, aggiungendo “Come Possiamo” all’inizio della frase;
si impegna a trovare delle opportunità “actionable” per la progettazione. I “Come Possiamo” sono un trampolino di lancio per generare idee e soluzioni: in questa fase si punta sulla quantità e si cerca di generarne il più possibile.
APPROFONDIMENTO
How Might We
“How Might We”(HMW) è un formato per elaborare domande inventato da IDEO e largamente utilizzato nel campo del Design Thinking. In italiano lo abbiamo tradotto in “Come Possiamo”.
Riformulando gli insight sotto forma di domande, si compie il passaggio da problema ad opportunità di design. L’espressione “Come Possiamo” ha il potere di suggerire che c’è una soluzione al quesito e che non esiste una risposta univoca, stimolando il pensiero divergente e innovativo.
I “Come Possiamo” creati dal team vengono quindi raggruppati e votati per individuare quelli più interessanti a cui trovare risposta.
Esercizio
Tempo
Intervista con gli esperti
Il team annota in forma di “Come Possiamo…” gli insight più interessanti che emergono durante l’intervista.
5 MIN
Presentazione dei CP
Ogni membro del team legge e appunta sul muro i post-it con i propri CP.
TEMPO DI LETTURA
Voto del team
Il team vota i 2 CP che reputa più significativi (2 voti a testa).
5 MIN
Voto del decisore
Il decisore vota i 4 CP che reputa più significativi (4 voti).
5 MIN
Mappa
Mappare l’esperienza d’uso del servizio
GIORNO 1 | MATTINO30 minuti
Con l’aiuto del facilitatore, si elencano sulla sinistra della mappa i clienti del prodotto/servizio e sulla destra il finale della storia, esplicitando qual è l’obiettivo che queste persone vogliono raggiungere. Infine, si crea un diagramma di flusso che descriva il modo in cui i clienti interagiscono con il prodotto/servizio per raggiungere il proprio obiettivo.
Non è importante dettagliare tutti i passaggi, ma è sufficiente una semplice sintesi composta da un massimo di dieci step.
I “Come Possiamo” più votati vanno collocati sulla mappa e poi il decisore sceglie il target e il momento del customer journey su cui concentrarsi durante lo Sprint.
Esercizio
Tempo
Creazione della mappa
Il facilitatore, con l’aiuto del team, mappa l’esperienza d’uso dell’utente (target, learn, use, goal) con il prodotto/servizio.
20 MIN
Collocazione dei CP
Il facilitatore, con l’aiuto del team, colloca i CP più votati sulla mappa.
5 MIN
Scelta del target e del momento chiave
Il team sceglie il target e momento chiave dell’esperienza utente sul quale focalizzarsi durante lo Sprint.
5 MIN
Tempo di Demo
Per ispirare il team con esempi di successo
GIORNO 1 | POMERIGGIO15 minuti
Questo è l’unico esercizio in cui è consentito l’uso di smartphone e laptop.
Il team individua come altre aziende, preferibilmente in un mercato differente, hanno affrontato la sfida di business oggetto dello Sprint. Ogni partecipante ricerca almeno 3 esempi, sintetizzando con schizzi e parole la soluzione che lo ha più colpito per condividerla con gli altri partecipanti.
Esercizio
Tempo
Tempo di demo
Il team individualmente ricerca 3 comparables (non competitors diretti) utilizzando i propri devices annotando su 3 post-it il perché della scelta.
10 MIN
Presentazione al team
Ogni membro del team espone i propri esempi mentre il facilitatore li annota su dei post-it (titolo e big idea).
1 MIN/PERSONA
Sketch in 4 fasi
Creare individualmente una soluzione
GIORNO 1 | POMERIGGIO3 ore
È tempo di spegnere nuovamente laptop, tablet e smartphone e di disegnare la propria soluzione. L’esercizio è progettato per accompagnare i partecipanti nella creazione di una proposta, scongiurando il panico da foglio bianco attraverso 4 fasi:
01 Appunti: I partecipanti camminano silenziosamente per la stanza e ricopiano sul proprio quaderno quello che è successo nella mattinata (obiettivi a lungo termine, domande dello sprint, esempi dei competitor etc.);
02. Idea: Successivamente annotano le prime idee che vengono loro in mente e cerchiamo quelle più promettenti;
03. Crazy 8s: I membri del team disegnano in 8 minuti, 8 varianti dell’idea più promettente a cui hanno pensato (circa 1 minuto per ciascuna). Il tempo ristretto metterà sotto stress i partecipanti, spingendoli ad andare oltre la prima idea venuta loro in mente e portandoli ad elaborare nuovi concetti.
04. 3-step Concept: Ogni partecipante deve raccontare la propria soluzione in 3 passaggi, come se fossero 3 slides di una presentazione. Chiarezza e sintesi sono fondamentali: lo sketch della soluzione non deve essere esteticamente bello, ma deve essere autoesplicativo. Per evitare qualsiasi tipo di distorsione o condizionamento, ogni proposta sarà mantenuta anonima.
CONSIGLIO
Musica
Una buona playlist mantiene alta l’energia, riempie i silenzi creativi ed è un efficace meccanismo per mantenere il team focalizzato (o per combattere l’inevitabile sonnolenza post-pranzo).
L’obiettivo del secondo giorno di Sprint è quello di scegliere le soluzioni più promettenti e definire nei dettagli come prototiparle.
Heat map
Mappare l’interesse del team
GIORNO 2 | MATTINO20 minuti
La giornata comincia con un’attività di analisi e critica individuale, in cui i partecipanti esaminano le soluzioni disegnate il giorno prima, che ritrovano appese al muro come delle opere d’arte. Questa attività si svolge in silenzio, usando i dot voting; è molto importante in questa fase mantenere l’anonimato sulla paternità della proposta al fine di non influenzare il giudizio degli altri.
Muniti di adesivi colorati, i partecipanti votano gli aspetti delle soluzioni che preferiscono. Ogni persona può utilizzare il set di adesivi su un solo concept o distribuirli tra le diverse soluzioni nel modo che ritiene più opportuno, anche votando le proprie idee. Il risultato sarà simile ad una mappa di calore, dove le aree a maggiore densità di adesivi indicheranno le proposte più popolari.
Esercizio
Tempo
Le Louvre e mappa di calore
Il team gira silenziosamente per la stanza dello Sprint e vota (senza limitazioni) gli elementi delle varie soluzioni che più reputa significativi/interessanti.
20 MIN
Group critique
Selezionare il concept più giusto
GIORNO 2 | MATTINO40 minuti
All’analisi individuale segue un momento di confronto collettivo sulle idee generate.
Il facilitatore riunirà tutti intorno a ogni concept e, dopo aver commentato brevemente gli aspetti della proposta che hanno più adesivi, chiederà ai partecipanti perché l’hanno votata e cosa li ha più colpiti.
Lo scopo è quello di far confluire gli aspetti interessanti delle singole soluzioni in un’unica versione da prototipare e testare. Per rendere possibile questa convergenza, il facilitatore deve assicurarsi che al momento del voto vengano presi in considerazione sia le domande dello Sprint che gli Obiettivi a Lungo Termine. Dovrebbe passare alle fasi successive l’idea che affronta le ipotesi più rischiose ed è allineata alla sfida di business che si è deciso di affrontare.
Il team sarà responsabile della selezione delle soluzioni e questo significherà prendere delle decisioni difficili. Il facilitatore deve ricordare ai partecipanti che il criterio di scelta non è il gusto personale, ma quanto un concept sia funzionale al raggiungimento degli obiettivi di progetto.
Esercizio
Tempo
Presentazione delle proposte
Il facilitatore commenta le sezioni più votate delle varie proposte e poi chiede al team di intervenire nel caso qualcuno avesse votato per ragioni diverse.
15 MIN
Voto sincronizzato del team
Ogni membro del team segna su un post-it la soluzione che reputa “vincitrice” elencando i 2-3 punti che ritiene più importanti. La scelta resta segreta finché, al “via” del facilitatore, ogni partecipante dichiara il proprio voto incollando un adesivo sulla proposta che ritiene più giusta.
5 MIN
Ultimo appello
Ogni membro del team è chiamato ad argomentare il proprio voto di fronte al decisore.
5 MIN
Voto del decisore
Il decisore vota una soluzione in toto e una parte di una seconda soluzione che reputa importante.
15 MIN
Storyboard
Definire i contenuti del prototipo
GIORNO 2 | POMERIGGIO4 ore
L’esercizio finale dello storyboard è molto importante, perché costituisce la base del prototipo e dei test. In questa fase vanno definite le schermate, i contenuti e le funzionalità da prototipare. Il facilitatore può condurre la creazione dello storyboard assegnando ai partecipanti compiti diversi: alcune persone disegneranno le schermate mentre altre scriveranno i testi in dettaglio.
Esercizio
Tempo
Flusso user test
Ogni membro del team definisce in 6 step il flusso da testare (6 post-it).
10 MIN
Presentazione del flusso
Ogni membro del team legge e appende il flusso ipotizzato alla parete.
10 MIN
Voto del team
Ogni membro del team vota il flusso che ritiene più importante testare (1 voto/persona).
10 MIN
Voto del decisore
Il decisore vota il flusso che ritiene più importante testare + un eventuale passaggio extra di un secondo flusso (2 voti).
5 MIN
Storyboard
Il team riprende in mano le soluzioni e, con l’aiuto di un designer, inizia a definire step-by-step, seguendo il flusso più votato, i layout che dovranno essere prototipati nella giornata successiva.
3/4 ORE
Giorno 3 | Costruire
Il terzo giorno dello Sprint è dedicato alla creazione di un prototipo che sembri a tutti gli effetti un prodotto vero. Questa è la chiave per ottenere dei feedback realistici durante i test di usabilità: il target di intervistati andrà così ad interagire con il prodotto come farebbe nel mondo reale.
La creazione di un prototipo in un solo giorno può sembrare un obiettivo irrealistico, se lo si paragona a un processo di prototipazione standard, che richiede settimane di lavoro. Tuttavia, è importante ricordare che l’obiettivo non è costruire un prodotto perfettamente funzionante e completo, ma un semilavorato che consenta di ottenere il feedback degli utenti. Lo strumento di prototipazione giusto è quello con cui il tuo team ha più esperienza. Inizia con gli strumenti che usi normalmente per progettare e disegnare.
APPROFONDIMENTO
PROTOTIPAZIONE
Nell’articolo Proto, partenza, via troverai dei consigli pratici per preparare il tuo team alla prototipazione e partire con il piede giusto durante la terza giornata di Design Sprint.
Giorno 4 | Testare
La fase finale dello Sprint consiste nel testare le ipotesi iniziali, mostrando il prototipo a cinque utenti durante un colloquio individuale. Da queste interviste otterrai preziosi insight che ti permetteranno di prendere decisioni basate su osservazioni oggettive.
Trovare gli intervistati
Il primo step per selezionare i giusti interlocutori è quello di rispondere a queste domande:
Stiamo cercando un utente nuovo o già acquisito?
Che tipologia di utente dovremmo escludere?
Reclutare gli utenti in pochi giorni può essere davvero impegnativo, quindi pianifica in anticipo questa attività, preferibilmente cominciando la ricerca degli utenti prima dello Sprint.
Alcuni candidati saranno più interessati al buono omaggio (donato al termine di ogni intervista) che a darti un feedback di valore sul prototipo; cerca di escludere questa tipologia di persona inserendo delle domande qualificanti nel form di selezione.
CONSIGLIO
Recruiting Screener
Prenditi il tempo per preparare uno screener utilizzando questo template di Google Venture.
Numero di intervistati
Con 5 utenti è possibile far emergere circa l’85% dei problemi più frequenti all’interno di un sito, di un’app, o di un servizio. Aumentando il numero, la percentuale di problemi individuati si incrementa di poco, perché ogni nuovo utente identifica sempre più spesso problemi già incontrati dagli intervistati precedenti.
L’intervista
I membri del team avranno ruoli diversi durante l’intervista; individua almeno una persona che conduca il colloquio e una che osservi le interazioni e prenda appunti.
È difficile per un intervistatore essere efficace se deve anche prendere nota di quello che succede; è preferibile che si concentri sull’intervistato e sul porre le domande giuste, mentre l’osservatore si occuperà di annotare le risposte dell’utente e di monitorare il suo linguaggio non verbale.
Se hai un team numeroso puoi creare più squadre di intervistatori e osservatori da far ruotare nel corso della giornata di test. Assegna i ruoli il giorno prima, durante la fase di prototipazione, in modo che i membri del team possano prepararsi adeguatamente: scrivere lo script, creare un template per le annotazioni, etc..
Un Design Sprint è un processo per generare comprensione.
Per quanto tu possa essere entusiasta delle soluzioni trovate, fai attenzione a non “vendere” le tue idee agli intervistati. È preferibile un candidato neutrale o in disaccordo rispetto ad uno che sostenga la tua idea solo perché condizionato dalle tue spiegazioni e dai tuoi commenti.
È importante infatti non influenzare gli intervistati, cercando di indirizzarli verso la risposta che speri di ottenere. Se un utente sta facendo fatica a completare un task, non intervenire in suo aiuto dicendogli cosa fare. Piuttosto ponigli una domanda che lo porti ad esplicitare le sue difficoltà, ad esempio: “Sembra che tu stia pensando a come svolgere questo passaggio. Puoi dirmi cosa hai in mente?“
Metti a loro agio gli intervistati. Le persone coinvolte hanno spesso la sensazione di essere testati o valutati: spiega loro che non ci sono risposte giuste o sbagliate e che stai cercando dei feedback onesti e non risposte filtrate o edulcorate.
APPROFONDIMENTO
Intervistare gli utenti
Come si conduce l’intervista dell’ultimo giorno di Sprint? Come fare a non condizionare le risposte dell’intervistato? Michael Margolis, user researcher in GV, mostra in questo video gli step della Five Act Interview, il formato di intervista con gli utenti su cui si basano i test del Design Sprint.
Riassumendo:
Per condurre un Design Sprint è necessaria la presenza di un facilitatore in grado di guidare il team attraverso il processo, un decisore e un team multidisciplinare composto da 5-9 persone. È inoltre fondamentale individuare un intervistatore e un note-taker per la giornata dedicata alle interviste con gli utenti.
Il primo giorno di Sprint viene dedicato alla comprensione del problema/opportunità, all’analisi dell’attuale servizio/prodotto e all’ideazione di soluzioni individuali basate su un momento chiave dell’esperienza utente.
Il secondo giorno di Sprint è dedicato a far confluire gli aspetti interessanti delle singole soluzioni in un’unica versione da prototipare e testare. Partendo dalle proposte individuali, si individuano quelle più promettenti e si definiscono nel dettaglio le schermate da far testare agli utenti in uno storyboard condiviso.
Il terzo giorno è dedicato alla creazione del prototipo, indispensabile per poter raccogliere feedback realistici durante i test di usabilità. Il team di designer creerà le schermate identificate nello storyboard, senza spingersi nella progettazione del prodotto completo.
Il quarto giorno è infine dedicato alle interviste: verrà chiesto a 5 utenti in target di interagire con il prototipo e, in un’intervista strutturata, sarà possibile validare l’idea iniziale dello Sprint e raccogliere preziosi commenti.
Per uno Sprint di successo è fondamentale una preparazione accurata; metti in conto di dedicare alla “fase di preparazione” almeno un paio di settimane.
Durante questo periodo dovrai coinvolgere le persone giuste per il workshop, trovare una stanza in cui lavorare durante lo Sprint senza interruzioni e iniziare le attività preliminari per gli user test.
Non dovrai fare tutto da solo; potrai coinvolgere il tuo team e farti aiutare nello svolgimento dei vari task.
Scegliere la sfida da affrontare
Uno degli aspetti più importanti della fase preparatoria è definire la finalità del Design Sprint.
Identificare la sfida che si vuole affrontare durante lo Sprint aiuta infatti a selezionare le persone da coinvolgere; l’opportunità che si individua in questa fase non è quella definitiva e può essere messa in discussione durante lo Sprint, ma serve a definire una direzione di partenza.
Aver trovato un campo di applicazione, un facilitatore e un gruppo di persone capaci non è sufficiente per determinare il successo del workshop.
Consiglio
Gestire le aspettative
È fondamentale che le persone coinvolte sappiano perché stanno prendendo parte a questa esperienza e che siano motivate a dare il proprio contributo.
Fai in modo che sia chiaro a tutte le persone coinvolte perché la sfida da affrontare richieda attenzione e perché valga la pena di risolvere questo problema.
Punta a creare un team di partecipanti con un diverso background, diversi ruoli e diversa esperienza in:
design;
sviluppo;
marketing;
management;
senior leadership.
Gestire le aspettative
Un Design Sprint richiede ai partecipanti uno sforzo importante: liberarsi dagli impegni per 4 giorni non è banale. È quindi importante gestire le aspettative in modo proficuo, assicurandosi che ognuno sappia qual è l’obiettivo da raggiungere e qual è il contributo richiesto ad ogni membro del team.
È importante che i partecipanti siano consapevoli che:
un Design Sprint non può risolvere tutte le problematiche;
il processo può portare alla luce nuovi punti di attenzione da gestire;
le soluzioni che vengono fuori da uno Sprint possono essere parzialmente o totalmente invalidate durante i test;
l’output finale non deve essere un prodotto finito e pronto per lo sviluppo, ma una idea concreta, consapevole e condivisa del prodotto che si vuole sviluppare o della nuova feature che si vuole implementare.
Finiti i test con gli utenti si possono verificare due possibili scenari:
se la sfida di partenza è risolta e i test confermano le ipotesi iniziali, si può passare a raffinare il prototipo e a pianificare la creazione del prodotto reale;
è possibile che la soluzione creata si riveli “sbagliata”. Scoprirlo dopo solo 4 giorni di lavoro eviterà a te e al team di investire tempo e budget su un’idea inadeguata a risolvere la sfida che avevi identificato.
Consiglio
Conosci i tuoi utenti
Coinvolgi le persone dei team di vendita e di customer care per avere insight utili da parte di chi si confronta quotidianamente con i clienti finali.
Definire i ruoli
Durante il Design Sprint il team sperimenta un modo diverso dal solito di lavorare in gruppo. A differenza delle tradizionali sessioni di brainstorming in cui tutti i membri generano simultaneamente idee, nello Sprint il lavoro individuale e quello di gruppo convivono in modo pacifico per ottenere un risultato migliore.
Assegnando ad ogni membro dei compiti precisi, ciascun partecipante può creare valore secondo le proprie inclinazioni e responsabilità.
Facilitatore
È la guida del Design Sprint: deve mantenere il team focalizzato sugli esercizi e tenere i tempi. Se stai considerando di abbracciare questo ruolo ma non ti senti a tuo agio nel gestire un team, o ti senti poco preparato sugli esercizi, puoi coinvolgere un professionista esterno; imparerai moltissimo osservando un Facilitatore in azione.
Decisore
Ha il compito di prendere le decisioni cruciali durante lo Sprint.
In base alla dimensione dell’azienda può essere il CEO, il manager, il product owner o la persona con la massima autorità sul progetto in questione.
La creazione di nuovi prodotti o servizi tende a essere supervisionata dal capo del team di innovazione, mentre i prodotti esistenti hanno generalmente un product manager, lead di progetto che ha già la responsabilità del prodotto o del servizio.
Se ci sono altre persone che hanno il potere di mettere in discussione il risultato dello Sprint, assicurati che siano presenti e coinvolte nel processo.
Note-taker
Il compito di questa persona è documentare il lavoro, raccogliendo tutti gli appunti, gli schizzi, i post-it e scattando le foto di quanto viene appeso su muri e lavagne.
Assicurati che chi prende appunti abbia un sistema per ordinare ed etichettare tutto. Non c’è niente di più frustrante che cercare un’informazione importante solo per scoprire che non è stata categorizzata o archiviata correttamente. Non esiste un modo giusto o sbagliato per documentare i giorni dello Sprint, ma la chiarezza e la facilità di accesso sono fondamentali.
Runner
Addetto alla prenotazione della stanza dello Sprint e alla gestione dei rifornimenti di acqua, caffè e snack. Non è obbligatorio avere un runner ma la sua presenza semplificherà le attività del facilitatore.
User researcher
Responsabile di trovare le persone da intervistare e di programmare le sessioni di test. Questa figura, supportata da un note-taker, si occuperà anche di condurre gli user test durante l’ultimo giorno di Sprint.
Prototipatore
Responsabile della realizzazione del prototipo. Si tratta di una figura tecnica (ad esempio un designer).
Esperti e team di lavoro
In base alle inclinazioni e agli impegni delle persone che intendi coinvolgere, puoi raggrupparle in:
Esperti: possono dare contributi di valore durante l’ “intervista agli esperti” del lunedì mattina ma non è necessario che siano presenti per tutte le giornate di Sprint.
Sprinters: daranno il proprio contributo per trovare delle soluzioni alla sfida che si vuole risolvere e saranno coinvolte full-time per almeno due giorni. Assicurati che tra gli Sprinters ci siano persone in grado di realizzare il prototipo da testare con gli utenti.
Consiglio
Facilitare o partecipare?
Una persona può ricoprire più ruoli; ad esempio può occuparsi di gestire le provvigioni di caffè/acqua e prendere appunti durante i test di usabilità. Evita soltanto di facilitare e di prendere parte agli esercizi allo stesso tempo: la facilitazione è un lavoro full-time; se non dedichi la giusta attenzione a questo ruolo rischi di far naufragare l’intero Sprint.
Organizzare l’agenda
Come organizzatore è tuo compito far sentire i partecipanti a proprio agio; condividi, con anticipo, un ordine del giorno che dia loro idea di ciò che li aspetta.
Durante le giornate di workshop è preferibile non utilizzare telefoni o computer, se non in momenti specifici per lo svolgimento di alcuni esercizi.
Assicurati di avvertire il tuo team per tempo, in modo che i partecipanti possano impostare un auto-responder sull’email ed evitare di fissare call e riunioni.
Cerca di non andare oltre le sei ore di lavoro effettivo per giornata.
Puoi cominciare presto al mattino, quando le persone sono fresche e concludi la giornata un po’ prima della fine dell’orario lavorativo. Questo permetterà ai partecipanti di gestire le email non lette e le chiamate senza risposta e darà tempo al facilitatore di rispondere ad eventuali dubbi e di prepararsi per il giorno successivo.
Consiglio
Pause Frequenti
Gli esercizi creativi a ritmo serrato possono essere stancanti per il team; assicurati di fare brevi ma frequenti pause caffè e di prevedere un’oretta di pausa pranzo per ricaricare le energie. La chiave è bilanciare la partecipazione focalizzata con delle pause per staccare e comunicare con il mondo esterno.
Procurarsi il materiale
Acquista prodotti di qualità, ne guadagnerai in efficienza. Lo Sprint è fatto per produrre e validare nuove idee, ha ritmi intensi e non è importante dotare il team dei materiali adeguati.
Ti serviranno:
Post-it notes (di diversi colori e dimensioni)
Sharpies
Lavagna e pennarelli da lavagna
Dot stickers
Approfondimento
Materiali utili
Durante uno Sprint non possono mancare post-it, pallini adesivi e snack salutari. Per rendere il tuo prossimo Sprint impeccabile puoi basarti su questa guida ai materiali e questa pratica lista acquisti Amazon.
Scegliere la stanza
È risaputo che la memoria a breve termine degli esseri umani non è grandiosa; quella spaziale invece è decisamente più affidabile. Riempiendo le pareti di una stanza di post-it comincerai a sapere dove sono collocate fisicamente le diverse informazioni che ti servono e ciò renderà più efficace la tua capacità di ricordare i concetti.
Quando ogni passaggio dello Sprint e ogni decisione saranno visualizzati sulle pareti, le pareti stesse diventeranno la conoscenza condivisa del tuo team.
Lo spazio fisico influenza il modo in cui ci comportiamo e interagiamo. Una grande stanza con molte lavagne e luce naturale è lo spazio fisico ideale per un Design Sprint. Sono necessarie un paio di pareti libere per appendere gli schizzi e i post-it durante i vari esercizi e un proiettore per mostrare le slide con gli esercizi. Se possibile, privilegia uno spazio esterno alla sede di lavoro e lontano dalle distrazioni quotidiane: aiuterà il team ad essere più produttivo e creativo.
Gli ambienti angusti e senza finestre soffocano la creatività e possono dare il messaggio che lo Sprint non sia prioritario per l’azienda.
Consiglio
Easy outfit
Invita il team a indossare abiti casual e scarpe comode: durante lo Sprint si sta spesso in piedi per disegnare e discutere intorno ai post-it.
Cosa fare quando nessun altro nella tua azienda sa cosa sia un Design Sprint
Mostra storie di successo a 360°
Può aiutarti condividere storie di altre aziende che hanno utilizzato con successo il Design Sprint.
Un Design Sprint è molto di più di un prototipo. Migliora la comunicazione e permette di valicare i confini di ruolo e mansione, aumentando la soddisfazione e il coinvolgimento delle persone. È un potente acceleratore di processo, che riduce il time to market aumentando la produttività.
Scegli quale aspetto può essere più cruciale per il tuo team, e scopri come altre aziende lo hanno risolto con un Design Sprint. Può essere di grande ispirazione per la tua organizzazione!
Approfondimento
Storie di successo
Sprint Stories è una raccolta Medium, creata dagli autori del Design Sprint, per raccogliere le testimonianze di aziende, startup, organizzazioni no profit e scuole che hanno adottato il Design Sprint all’interno delle loro realtà.
Coinvolgi chi prende le decisioni in azienda
Se non sei tu la persona che ha l’ultima parola, condividi le informazioni con i manager e organizza dei meeting per capire su cosa stanno lavorando e quali sono le loro priorità. Fai in modo che il Design Sprint possa essere di supporto nel loro lavoro. Essere empatici e attenti alle loro esigenze ti mette nella prospettiva di rendere lo Sprint rilevante per il raggiungimento dei loro obiettivi, siano essi di team o personali.
Circoscrivi il loro coinvolgimento solo alle prime due giornate. Assicurati che, nel caso il manager deleghi un suo rappresentante, questi abbia l’autorità di prendere decisioni in sua vece. La partecipazione in prima persona è preferibile per dare al team la prospettiva e la visione necessarie.
Prepara il tuo team
Evita che i partecipanti si sentano a disagio, impreparati o sorpresi. Dedica del tempo a spiegare alle persone cos’è il Design Sprint e cosa aspettarsi.
Sensibilizza il tuo team sugli obiettivi che tu o il tuo manager intendete raggiungere: non concentrarti esclusivamente sugli aspetti di progettazione e mantieni un approccio orientato al business e al miglioramento dei processi di collaborazione interna.
Se non ti senti a tuo agio a guidare un gruppo di persone in questo processo, difficilmente otterrai dei risultati. In quel caso individua un facilitatore esterno che ti aiuti a perseguire l’obiettivo.
Il Design Sprint è già un ciclo di progettazione compresso: se cerchi di farlo in meno di quattro giorni stai cercando di comprimerlo ulteriormente.
Iniziare con il supporto degli esperti
Questa guida è un punto di partenza per organizzare il tuo primo Design Sprint, ma se non ti senti pronto per gestirlo in totale autonomia è normale.
I vantaggi di adottare questa metodologia sono molti, ma potrebbero presentarsi complessità come il tempo limitato e la mancanza di competenze di facilitazione o prototipazione.
Per questo, soprattutto nei loro primi Sprint, le aziende spesso scelgono di essere affiancate da professionisti esterni che hanno già familiarità con il processo, avvalendosi così di un facilitatore e di un team di prototipazione specializzato, assimilando la loro esperienza o ricevendo direttamente formazione sull’argomento.
Grazie all’aiuto di un esperto, potrai sfruttare al massimo le potenzialità del Design Sprint: testare nuove idee e dare forma al tuo progetto digitale in meno tempo.
Affronta la tua sfida di business con il nostro aiuto!
Organizzare uno Sprint non è semplice: qualche settimana sarà necessaria per preparare al meglio il workshop. Uno degli aspetti più importanti è definire il perimetro di sfida che ci si aspetta di affrontare durante lo Sprint, in modo da poter coinvolgere le persone giuste. Spesso è utile coinvolgere coloro che hanno un contatto diretto con gli utenti in modo da portare anche la loro voce al tavolo.
Informa i partecipanti su quello che avverrà durante lo Sprint e cerca di gestire le loro aspettative: dichiara lo scopo dello Sprint, le tempistiche, le regole (es. No device) e gli output finali.
Assicurati che allo Sprint sia presente anche un note-taker. Spesso questa persona non partecipa attivamente allo Sprint ma si occupa di tenere traccia del processo, degli output degli esercizi e di archiviare il tutto con precisione. La documentazione è essenziale e verrà condivisa con il cliente al termine dello Sprint.
Non dimenticarti di seguire anche gli aspetti organizzativi dello Sprint: seleziona con cura la stanza assicurandoti che abbia diverse pareti in cui poter appendere i vari post-it, di avere il materiale necessario e organizzare le pause.
Se nella tua azienda nessuno ha mai sentito parlare di Design Sprint cerca di avvicinare i tuoi colleghi al metodo condividendo case studies di successo, parlando con i manager per capire se può essere uno strumento di supporto per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi
Se sei alle prese con il tuo primo Design Sprint, richiedi l’intervento di professionisti esterni che ti supportino nello svolgimento del processo.
Per come ne abbiamo parlato fino ad ora, uno Sprint senza lavagne e senza pareti ricoperte di post-it colorati sembra inimmaginabile. Tuttavia, sempre più aziende si trovano a collaborare interamente da remoto, con team distribuiti che portano avanti le proprie attività quotidiane facendo affidamento solo su strumenti digitali e rinunciando alla prossimità.
Ma come cambia l’esperienza di collaborazione e di co-progettazione quando si valicano i confini dello spazio fisico e ci si immerge in uno spazio completamente digitale?
La necessità di adattarsi a lavorare da remoto
Una transizione in remoto solitamente non è fulminea e richiede tempo per radicarsi nel tessuto aziendale. Tuttavia, ci sono scenari in cui questa transizione non è solo auspicabile ma necessaria e la sua applicazione deve avvenire in modo radicale e immediato.
Questo capitolo nasce nel pieno della pandemia Covid-19. Governi e imprese chiudono gli uffici e lo smart working diventa una misura di distanziamento sociale per ridurre il tasso di contagio.
Siamo di fronte ad un momento storico per la collaborazione da remoto: una migrazione dal lavoro d’ufficio al lavoro da casa senza precedenti.
La buona notizia è che creatività e lavoro di gruppo non sono indeboliti dalla distanza. Sono sempre più numerose le aziende che prosperano lavorando in modo completamente remoto e distribuito (come InVision, GitHub e Stripe, per citarne alcune).
Queste aziende hanno valori, principi e comportamenti condivisi da tutto il team che vanno al di là della presenza fisica. Ma cosa succede alle aziende che non hanno radicata nella loro cultura una collaborazione efficace?
Collaborare a distanza
Se in ufficio il fatto di condividere spazi, esperienze e attività di team crea organicamente un certo senso di appartenenza, lavorare a distanza rischia di amplificare problematiche latenti nell’ambiente d’ufficio: mancanza di fiducia nei propri colleghi o dipendenti, rafforzamento dei silos, comunicazione a singhiozzi, assenza di un processo condiviso ed esplicito per lavorare insieme.
In questo senso, il passaggio al lavoro a distanza non è solo una sfida da risolvere, ma anche un’opportunità per migliorare.
Alla base di una collaborazione efficace tra le persone ci sono fiducia, apertura, scambio di idee e prospettive. E questi valori sono parte della cultura e del DNA di un’organizzazione.
In un ambiente digitale cambiano le modalità e i tool che rendono possibile la collaborazione tra le persone. Ogni azienda dovrà affrontare sfide uniche a seconda del proprio contesto, e la risoluzione di queste sfide richiederà soluzioni che vengono dall’interno. In questo capitolo abbiamo dato risposta ad una domanda specifica: come promuovere i benefici di collaborazione del Design Sprint anche quando si lavora a distanza? Ci siamo focalizzati su come il Design Sprint, anche nella sua versione da remoto, possa avvicinare le persone, dare voce a punti di vista diversi e abbattere i silos.
Organizzare un Design Sprint da remoto
Il primo passo per affrontare un Design Sprint da remoto è quello di rivedere la struttura, la facilitazione e la durata degli esercizi, rendendoli adatti alla collaborazione a distanza.
In questo capitolo ci concentreremo sulle prime due giornate di Design Sprint, quelle in cui tutto il team si trova a collaborare insieme e che richiedono il maggior impegno in termini di riorganizzazione e facilitazione.
I giorni 1 e 2 sono articolati in sessioni dove si alternano momenti online e offline. Il giorno 3 viene preso in carico dal team di prototipazione a distanza e il giorno 4 è interamente dedicato ai test con gli utenti (siano essi in presenza oppure da remoto).
Tre sono i fattori determinanti per il successo di un Design Sprint a distanza:
una buona preparazione
la scelta dei tool giusti
una facilitazione adeguata
Preparasi al Design Sprint
Il modo migliore per far naufragare un Design Sprint prima ancora di iniziare è trascurare la fase di preparazione, soprattutto quando si sta facilitando una sessione remota.
Alcuni considerano controintuitivo e superfluo dedicare del tempo ad una fase di preparazione, ma per la nostra esperienza, le attività propedeutiche portano un grande beneficio.
Prima dello Sprint è importante comprendere i dettagli della sfida (con dati e ricerche alla mano), ascoltare i punti di vista dei principali stakeholder e poi coinvolgere ogni partecipante in una sessione di onboarding individuale.
APPROFONDIMENTO
Il ruolo del facilitatore durante l’onboarding
Il ruolo del facilitatore durante l’onboarding dei partecipanti è un misto tra quello del pilota e dell’assistente di volo su un aereo di linea.
Come un pilota, il facilitatore dovrà effettuare i necessari controlli tecnici e assicurarsi che tutto vada secondo i piani. Dovrà anche dare il benvenuto ai passeggeri, assicurarsi che si sentano a loro agio, che sappiano cosa fare e cosa aspettarsi, proprio come farebbe un assistente di volo.
Parla con il Decisore
Per mettere a fuoco la sfida da risolvere
2 settimane prima dello sprint45 minuti
Sfrutta questa opportunità per ottenere il maggior numero possibile di informazioni sulla sfida da affrontare. Sii preparato a condividere una rapida panoramica dello Sprint e a rispondere ad eventuali domande. In questa fase assicurati di inquadrare la sfida oggetto del Design Sprint, di esaminare dati e analisi e, a seconda del tipo di contesto, di condurre audit e interviste per comprendere meglio il problema.
Concorda quali saranno i partecipanti allo Sprint e se non sono ancora stati decisi, dai il tuo contributo per la selezione del team. Ancor più che in un Design Sprint in presenza, scegliere il giusto team da coinvolgere fa la differenza!
Per garantire una collaborazione agevole ti suggeriamo di non superare i 6-7 partecipanti.
APPROFONDIMENTO
Contatta singolarmente ogni partecipante
Tieni presente che dovrai fare una sessione di onboarding con ogni partecipante, per cui assicurati di sapere il prima possibile chi sono e di avere un indirizzo email a cui contattarli.
Invia un messaggio di benvenuto a tutti i partecipanti
Per costruire un dialogo con ognuno
2 settimane prima dello sprint10 minuti
Non appena saprai chi si unirà allo Sprint, la prima cosa da fare è inviare ad ogni partecipante un’amichevole messaggio di benvenuto a bordo, per condividere l’agenda delle attività e le informazioni pratiche sullo Sprint.
Nell’email, informa i partecipanti che saranno fissate delle interviste individuali con ogni membro del team includendo un link ad uno strumento di pianificazione online (come Calendly) in modo che ognuno possa dare la propria preferenza sulla data/orario nel quale essere contattato.
Le call possono avvenire durante la settimana prima dello Sprint, ma più passa il tempo, più diventa complicato trovare il momento giusto. Pertanto, organizzati il prima possibile per evitare problemi di disponibilità dei partecipanti.
APPROFONDIMENTO
L’agenda
Una volta che hai riunito il dream team, crea un breve documento di brief da condividere via email. Il documento ha lo scopo di allineare tutti i partecipanti su cosa aspettarsi dallo Sprint; dovrebbe includere una prima definizione della sfida da affrontare, il programma delle due giornate di workshop con le tempistiche, i link utili e una checklist di cose da fare (es. controllare di aver ricevuto gli inviti alla video call; procurarsi dei fogli e dei pennarelli; etc.).
Includi il link ad un questionario online
Per allineare le aspettative
2 settimane prima dello sprint10 minuti
Includi nell’email di benvenuto un link ad un sondaggio online con delle domande sullo Sprint. Oltre ad essere un ottimo modo per rilevare una mancanza di allineamento nel gruppo, il sondaggio ha un altro beneficio: quando guardi i risultati, puoi subito identificare chi non ha risposto (molto probabilmente perché non ha ancora letto la tua mail).
Questo accade in quasi tutti gli Sprint e non per malizia o disinteresse. Per distrazione, per dimenticanza, perché la email è finita in spam, è possibile che qualche partecipante non legga il tuo messaggio e quindi non si attivi per la fase di preparazione. Se te ne accorgi con anticipo, potrai ricontattare i partecipanti mancanti per ricordare loro di rispondere al sondaggio e per programmare una video call.
APPROFONDIMENTO
Il questionario Pre-Sprint
Prepara una survey da inviare a tutti i partecipanti prima dell’inizio dello Sprint.
Le domande devono vagliare se è chiara la sfida da affrontare nello Sprint e perché è importante, quale è il target su cui concentrarsi, quali sono le risposte che ci si aspetta di avere alla fine dello Sprint, come viene misurato il successo dell’iniziativa.
Puoi utilizzare un qualsiasi tool di survey online (noi usiamo Google Form).
Oltre che a far sentire i partecipanti più coinvolti, il questionario consente di scoprire potenziali disallineamenti e di inquadrare meglio la sfida in preparazione del workshop.
Organizza un’intervista individuale con ogni partecipante
Per dare il benvenuto a bordo dello Sprint
1 settimana prima dello sprint20 minuti
I momenti individuali sono fondamentali per guidare i partecipanti alla scoperta dei tool da utilizzare durante il workshop. Il primo giorno di Design Sprint eviterai di trovarti di fronte ad una platea che non ha idea di come muoversi e cosa fare. Grazie alle call individuali, si possono non solo mettere a punto gli aspetti più tecnici, ma si possono anche individuare disallineamenti, disinnescare conflitti, placare l’ansia e gestire le aspettative.
Ma come si svolge la sessione?
Fai fare ai partecipanti un tour del tool che si userà durante lo Sprint e lasciali interagire velocemente con le funzionalità principali del software (muoversi nello spazio di lavoro, copiare e spostare i post-it virtuali, votare, etc.).
Fai un check sugli strumenti di comunicazioneper essere sicuri che webcam e microfono di ognuno funzionino correttamente.
Per chi si collega dall’ufficio o da un coworking, suggerisci diprenotare una sala riunione tranquillacon una connessione internet affidabile. In questo modo il partecipante avrà meno distrazioni e si sentirà più a suo agio nello svolgere gli esercizi dello Sprint senza sentirsi osservato dai curiosi.
Per chi lavora da casa vale lo stesso consiglio.: è bene lavorare da una stanza silenziosa con meno distrazioni/interruzioni possibili.
Se i partecipanti non sanno cosa sia un Design Sprint, questa è l’opportunità perfetta per dare loro una visione d’insieme sugli step e sugli output che ci si aspettaper ogni esercizio.
APPROFONDIMENTO
Organizzare lo schermo di lavoro
Per una sessione di Design Sprint da remoto, l’ideale sarebbe utilizzare due schermi: uno per la board di lavoro e uno per la video call di gruppo.
Sarebbe utile, certo, ma se non è fattibile suggerisci ai partecipanti di disporre le finestre del browser in modo che ⅓ dello schermo sia dedicato alla videochiamata, e ⅔ al tool di collaborazione scelto. In questo modo, si rafforza la percezione di lavorare in team e la partecipazione diventa meno asettica.
Rendi l’atmosfera accogliente
Ricorda di far sentire i partecipanti coinvolti! Il Design Sprint non è l’ennesima video conferenza o riunione a distanza. Sarà divertente, collaborativo, creativo e stimolante.
Se sfrutti bene gli allineamenti individuali, l’intero gruppo saprà già come interagire e cosa aspettarsi. Questo renderà le cose molto più semplici, gli esercizi saranno più veloci e si potrà gestire ogni sessione in tempi brevi.
APPROFONDIMENTO
Icebreakers & energizers
Non c’è Sprint senza qualche gioco rompighiaccio per mettere i partecipanti a proprio agio e aiutarli a familiarizzare con gli strumenti digitali.
Dai un’occhiata a questa selezione di ice-breaker by Mural per incoraggiare l’espressione individuale e creare delle connessioni emotive ed empatiche con tutto il team.
Strumenti utili per collaborare a distanza
Gli strumenti di collaborazione e comunicazione non mancano di certo, ma non tutti sono adatti ad ogni situazione. A seconda delle persone coinvolte e del contesto, valuta quello più giusto, considerando anche le possibili restrizioni.
Video call
Scegli uno strumento che permetta la partecipazione di più persone tramite video call.
Se il tuo team usa già in modo consolidato uno strumento, parti da quello.Se non hai idea di quale tool utilizzare, puoi farti ispirare dalla lista che trovi al capitolo 5: troverai soluzioni gratis e a pagamento in base alle tue esigenze.
APPROFONDIMENTO
Mettici la faccia
Incoraggia i partecipanti ad accendere la webcam e a condividere il proprio volto in video. Ti aiuterà a vedere se i partecipanti sono distratti, confusi o stanchi e manterrà il coinvolgimento più alto.
Zoom permette di utilizzare sfondi virtuali: questa funzionalità oltre ad aggiungere un po’ di divertimento al workshop può essere utile per coloro che non amano mostrare il luogo da cui lavorano (per riservatezza,imbarazzo etc.)
Tool di collaborazione online
Ci sono vari strumenti per aiutare i team a co-progettare e che si sostituiscono all’utilizzo di lavagne e post-it. I più in voga in questo momento sono Miro e Mural.
Entrambi i tool sono progettati per supportare team distribuiti/remoti nelle sessioni di design thinking e sono strumenti molto semplici da utilizzare.
Indipendentemente dalla scelta dello strumento, l’intero workshop si baserà sull’utilizzo di una lavagna virtuale che abilita i partecipanti ad interagire e collaborare in tempo reale.
Dedica del tempo a creare una board con tutti gli esercizi dello Sprint: durante le due giornate di co-progettazione sarà al contempo guida ed area di lavoro del team.
Riduci il numero di tool
Evita di alternare la board di collaborazione alle slide di presentazione: ogni volta che passi dall’una all’altra rischi che i partecipanti si confondano o si perdano.
Alcuni strumenti permettono di integrare le slide direttamente nella lavagna digitale.
In alternativa puoi inserire direttamente nella board le spiegazioni testuali e degli esempi che evidenzino i passi da svolgere e il risultato atteso.
Usa delle aree di lavoro separate
Per ogni esercizio crea aree di lavoro individuali earee di gruppo dove riunire i contributi di ogni partecipante (ad es. un canvas per gli esercizi “Come Possiamo”, uno per gli “Obiettivi a lungo termine”, etc.)
Questo sistema aiuterà le persone ad essere più concentrate nello svolgimento dei propri task e a monitorare in modo più chiaro l’avanzamento dello Sprint. Per partire con il tuo Sprint a distanza puoi usare il nostro Remote Design Sprint Template.
Votare le proposte
Molte board digitali, come Miro, hanno dei plug-in dedicati alla votazione. Se non hai la versione a pagamento, o preferisci un sistema più simile a quello dei pallini adesivi tradizionali, puoi creare dei cerchi di vari colori e dimensioni da utilizzare come stickers virtuali.
Questa soluzione è di facile utilizzo (basta spostare i pallini sugli elementi da votare) ed è più flessibile: con il plug-in di Miro si può votare solo un’immagine nella sua interezza e non parti di essa, rendendo impossibile la creazione di mappe di calore.
Gestire il tempo
Sia Miro che Mural hanno un timer integrato che permette a tutti i partecipanti di controllare quanto tempo hanno a disposizione per ogni esercizio. Questo tool è importantissimo per scandire i tempi, mantenendo la durata di ogni sessione di una lunghezza sostenibile.
Come facilitatore, controlla i progressi dei partecipanti e accertati che nessuno sia in difficoltà o abbia bisogno di più tempo per finire l’esercizio.
APPROFONDIMENTO
I tool preferiti di Fightbean
Google Hangout. Per videoconferenze affidabili che funzionano da tutti tipi di dispositivi e che può gestire un gran numero di partecipanti.
Notion. Per tenere tutto nello stesso posto: dall’agenda delle attività al report.
Figma. Per creare il prototipo collaborativo a distanza.
Miro. Per avere lavagna e post-it in formato digitale. Se non sai come impostare il tool, puoi partire dal nostro “Remote Design Sprint Template” disponibile su Miro.
Tool per la collaborazione asincrona
Oltre alla board per la collaborazione online, i partecipanti si troveranno ad utilizzare carta e penna per svolgere alcuni esercizi: fogli A4, pennarelli e post-it possono tornare utili negli esercizi di generazione delle idee.
Ricorda ai partecipanti di procurarsi il materiale necessario prima di iniziare lo Sprint.
I concept disegnati con carta e penna saranno poi fotografati e inviati al facilitatore che si occuperà di caricarli sulla board comune aggiungendo poi le annotazioni digitali.
Questo passaggio di digitalizzazione avviene a fine giornata, quando i partecipanti si saranno già scollegati, per garantire il più possibile l’anonimato delle proposte.
Condurre gli User Test da remoto
Anche nelle interviste da remoto si coinvolgono 5 persone a cui far testare il prototipo. Senza il vincolo della presenza fisica potrai attingere ad un bacino di potenziali utenti molto più ampio, non limitato alla città in cui ti trovi. In questo modo avrai maggiori possibilità di trovare le persone che rispondano alle caratteristiche di selezione decise con il team.
Per le interviste utente a distanza puoi utilizzare Whereby. Funziona molto bene su Google Chrome e non richiede ai partecipanti di creare un account o di scaricare software: basterà installare un plug-in per la condivisione dello schermo.
È inoltre possibile creare una stanza dedicata con una URL permanente da usare durante tutta la giornata di test, con la possibilità di “chiudere a chiave” la stanza virtuale per evitare che altre persone entrino nel bel mezzo di un’intervista. Per registrare le interazioni con lo schermo e il volto dei partecipanti puoi usare il software OBS studio (ricordati di chiedere sempre il permesso prima della registrazione e di far firmare la liberatoria). Per una maggiore trasparenza, ti consigliamo di inviare via email il documento con l’informativa, non appena verrà confermata l’intervista.
People over software
Quando lavoriamo da remoto, la nostra giornata è scandita dai tool che utilizziamo per comunicare e collaborare, da Slack a Zoom, passando per Google doc e Notion. Pare che per tutto ciò che facciamo debba esserci un’applicazione. Eppure, ciò che ci permette di comprendere i consumatori, di identificare i problemi da risolvere, di creare soluzioni innovative non parte dai software, ma dalle persone. Soprattutto quando si lavora a distanza, le persone vengono prima di tutto.
Da remoto la comunicazione diventa intenzionale: non possiamo affidarci alla pausa caffè per parlare con un collega, serve un invito su Google Hangouts.
Quando tutto va pianificato sembra che le relazioni perdano di spontaneità e diventa ancora più cruciale creare un ambiente inclusivo, dove ognuno si possa sentire libero di esprimere la propria opinione, forte di essere ascoltato dal team.
Lo sapevi, ad esempio, che i gruppi abituati a lavorare in ambienti tossici/burocratici possono condividere in modo più efficace le proprie idee quando sono lontani piuttosto che in presenza?
Fai la tua parte per rendere accogliente il workshop virtuale e ricordati che oltre lo schermo ci sono persone, che spesso ti parlano da casa, dove vita privata e lavorativa si integrano e a volte si sovrappongono. Sii empatico: comunica, ascolta e prendi decisioni senza aggrapparti alle tue convinzioni o dando le cose per scontate.
Questa considerazione dovrebbe valere in ogni momento e in ogni contesto. Ma specialmente in tempi incerti come questo, ognuno di noi ha la responsabilità di focalizzare la propria attenzione su ciò che è veramente importante: le persone.
Riassumendo:
Con la diffusione del remote working, aumenta la domanda per aiutare i team a collaborare insieme a distanza. Il Design Sprint da remoto è la risposta per le aziende che ambiscono a team più allineati e più partecipi nel progettare insieme nuove risposte alle sfide di mercato.
Se un Design Sprint in presenza può essere più coinvolgente, la versione da Remoto garantisce più flessibilità e inclusività, aiutando i partecipanti a contribuire in modo sintetico, efficace ed anonimo. Si riducono inoltre gli sprechi (di carta e di trasporto).
Collaborare da remoto introduce però delle nuove sfide da gestire. Lavorare con il computer favorisce interruzioni e distrazioni, a cui si aggiungono eventuali problemi tecnici (wi-fi a singhiozzi, microfoni difettosi, etc.) e la maggiore difficoltà a tenere alta l’energia del team. Per ovviare a questi problemi è suggeriamo di alternare momenti sincroni (in call) e asincroni (offline). Verifica individualmente il setup tecnico di ogni partecipante (webcam, microfono, connessione) e chiedi a tutti di tenere accesa la webcam per creare una connessione emotiva più forte.
Per il successo di uno Sprint da remoto è importante puntare su una buona preparazione. Programma delle sessioni di on-boarding per guidare i partecipanti nell’esplorazione dei tool e per verificare il loro set-up tecnico. Assicurati che ogni partecipante abbia i materiali di cui ha bisogno prima che lo Sprint abbia inizio.
Il Design Sprint da Remoto non è così spaventoso come sembra. Non importa l’outfit, se nello sfondo si intravede il disordine, se condividi la stanza con figli/partner/animali domestici, purché tu sia concentrato sulle attività che stai svolgendo e non ci siano rumori che disturbino il team. E magari dopo aver familiarizzato con il processo scoprirai che lo preferisci al Design Sprint di persona!
L’elenco che segue è una lista di risorse che magari conoscete già, che avete già intravisto o di cui non avete mai sentito parlare prima. Qualunque sia la vostra situazione, speriamo possano esservi utili.
Libri e guide
Per chi si sta addentrando nel mondo del mondo del Design Sprint e vuole approfondire metodologia e facilitazione.
La serie di video originali pubblicati a sostegno del libro Sprint (Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz) è ancora oggi una risorsa fondamentale per comprendere cosa succede ogni giorno di un Design Sprint. Il video Five Act Interview, in particolare, è un’ottima base per capire come condurre una corretta intervista con gli utenti.
AJ&Smart ha pubblicato una delle migliori collezioni di video didattici disponibili online gratuitamente. Se desideri apprendere come facilitare il tuo primo Design Sprint questi video sono un ottimo inizio.
L’inventore del Design Sprint risponde a dubbi e quesiti sulla metodologia, sugli specifici esercizi e sulla risoluzione di casi di facilitazione complessi.
Una video guida in 4 parti in cui Ana&Raz di Just Mad condividono i pilastri per un buon Design Sprint da remoto: il processo, i tool, la preparazione e la facilitazione.
Casi di successo
Per chi cerca ispirazione, storie di organizzazioni che hanno scelto di lavorare in modo diverso, conciliando velocità, coinvolgimento e allineamento grazie alla metodologia del Design Sprint.
Per creare un prototipo interattivo non è necessario sviluppare nemmeno una riga di codice; ecco una carrellata di strumenti utili per realizzare prototipi realistici.
