A meno che non viviate su un’isola deserta privi di connessione internet (difficile se state leggendo questo articolo), avrete sicuramente sentito parlare di Design Sprint. Insieme al Design System è una delle buzzword di questo 2019:  in Italia sta prendendo piede soprattutto nel mondo delle startup (ma anche tra alcune grandi aziende illuminate) con la promessa di sbloccare finalmente quei progetti che stentano a partire e di offrire prodotti digitali in meno tempo e con meno sforzi.

In realtà è già dal 2010 che Jake Knapp, ideatore del metodo, comincia a sperimentare i primi Sprint in Google Ventures, fino all’uscita del libro nel 2012, anno in cui il processo inizia ad essere utilizzato su scala globale non solo dalle startup ma anche da aziende più quotate: Lego, Slack, Nest, Airbnb, N26 e IBM solo per citarne alcune.

Jake Knapp al lavoro durante uno Sprint

Knapp era fondamentalmente frustrato da una cosa: la lentezza con cui venivano implementate nuove feature all’interno dei progetti a cui stava lavorando. Vuoi per mancanza di focus da parte dei vari reparti, vuoi per incomprensioni o repentini cambi di direzione provenienti dall’alto. Era anche stremato da quanto tempo effettivamente passasse tra la fase di progettazione di una nuova feature fino al suo effettivo lancio sul mercato. Sovente alcune idee venivano lavorate per mesi prima di vedere la luce, per poi scontrarsi con la dura realtà: probabilmente non si trattava di idee così brillanti.

Come risposta a questa frustrazione ha codificato in un metodo una serie di best practice mutuate dal Design Thinking, fatte di codesign, condivisione delle informazioni con gli Stakeholder di prodotto, esercizi timeboxed, votazioni democratiche (o quasi) e raccolta immediata dei pareri degli utenti.

Grazie allo Sprint è così possibile migliorare un prodotto digitale in un tempo molto breve, riuscendo in 5 giorni a portare il team dalla definizione degli obiettivi, alla creazione di una soluzione condivisa, fino alla prototipazione di alto livello e al testing.

Nel corso degli anni il metodo è stato poi modificato ed adattato per funzionare meglio in un contesto fornitore-cliente, contesto in cui le dinamiche sono diverse da quelle presenti all’interno di una startup e il tempo a disposizione degli Stakeholder è ancora più risicato. Stiamo parlando del Design Sprint 2.0, ideato dai berlinesi Aj&Smart col benestare di Knapp, che conta di 4 giorni di processo invece di 5 e implica una partecipazione attiva del cliente solamente per i primi 2 giorni.

È anche il metodo che usiamo attualmente in Fightbean, del quale parliamo approfonditamente in quest’altro articolo. Ma andiamo con ordine.

Che caratteristiche ha un Design Sprint?

Spacchetta la complessità di un problema

Più grande è l’azienda, maggiori sono i problemi che deve affrontare quando si tratta di innovazione. In questi casi spesso il problema viene affrontato nella sua interezza, diventando una sfida troppo grande, lunga e demoralizzante da sostenere. Lo Sprint suddivide il lavoro in micro problemi, e aiuta il team a focalizzarsi su un goal alla volta.

Fa parlare le persone e aumenta la collaborazione all’interno del team

Mettendo tutti allo stesso tavolo e facendo lavorare tutto il team contemporaneamente allo stesso progetto, lo Sprint favorisce la comunicazione tra i vari reparti e aiuta ad evitare brutte sorprese. “Non lo sapevo” o “Non è come me lo immaginavo” saranno frasi che per fortuna non sentirete più pronunciare.

Fornisce decisioni prive di bias e le democratizza

Il brainstorming è un metodo universalmente riconosciuto per condurre le riunioni ed esplorare nuove idee in team. Ma è veramente il migliore? Se ci pensate bene, le decisioni prese all’interno di un brainstorming sono guidate da quelle persone che sono più inclini a far valere la propria idea, mentre le voci delle persone più timide vengono spesso ignorate. Lo Sprint, tramite un sistema di votazioni effettuate con dei piccoli dot adesivi che vengono appiccicati dai partecipanti sui post-it o sugli sketch, dà la possibilità a tutti di esprimere la propria opinione, aiuta a dare priorità ai problemi e offre un risultato equo e non falsato da bias. Non a caso questo metodo viene chiamato Dotmocracy.

Fornisce un frame temporale preciso per ogni azione

Per evitare di perfezionare all’infinito un’idea o una soluzione, ogni esercizio dello Sprint è timeboxed, ovvero è ingabbiato in un preciso frame temporale dal quale è impossibile uscire. Grazie al timetimer, un dispositivo che attraverso un disco rosso in movimento permette di vedere quanto tempo a disposizione è rimasto per completare un esercizio, il facilitatore controlla che i tempi vengano rispettati, in modo che il team si focalizzi sulla delivery più che sul perfezionamento di un’idea.

Diminuisce il rischio d’impresa

Investendo solo 5 giorni, invece che mesi di lavoro, prima di testare la propria idea con gli utenti, il rischio d’impresa si riduce notevolmente. Se l’idea non fosse quella giusta, la perdita non sarebbe ingente e il team in brevissimo tempo potrebbe lavorare per migliorarla o per cambiare rapidamente strada.

Il risultato dello Sprint è un prototipo che valida o smentisce le vostre ipotesi, ed è il punto di partenza più solido per poter iniziare la progettazione e lo sviluppo del vero prodotto.

Come abbiamo scoperto il Design Sprint e perché non ne possiamo più fare a meno

Correva l’anno

Era il 2017.  L’hashtag #metoo impazzava su tutti i social network, la tensione tra USA e Corea del Nord era ai massimi storici, e noi come sempre ci stavamo interrogando su come migliorare i nostri processi lavorativi. Pur essendo un team piccolo, ci sentivamo ingabbiati in un metodo di lavoro troppo rigido, che favoriva la divisione in compartimenti stagni. Stavamo cercando un modus operandi diverso, che ci permettesse di lavorare in modo più collaborativo e allineato (in primis internamente) e che ci aiutasse a rispondere in modo più efficace alle richieste del cliente. Sentivamo cioè la stessa frustrazione di Jake Knapp, che è una frustrazione comune a tutte le persone che lavorano nel nostro settore, cioè quella di non avere il controllo sui nostri progetti.
La risposta si trovava tra le pile di libri di Federica Pecoraro, Head of UX e Founding Partner di Fightbean.

Cosa ci ha colpito?

Ad una prima lettura, Sprint sembrava rispondere perfettamente alle nostre esigenze. In fin dei conti prometteva un prototipo condiviso e validato in solo 5 giorni: chi non avrebbe voluto dargli una chance?

Ma il vero motivo che ci ha spinto a provarlo è stato soprattutto il valore aggiunto che offriva: riuscire finalmente a portare allo stesso tavolo tutto il team di progetto (cliente compreso) creando un campo di gioco comune. Spesso lavorare in compartimenti stagni ci fa dimenticare perché facciamo quello che facciamo: stiamo tutti lavorando per la stessa azienda, prodotto o progetto, per far sì che le cose funzionino. Insomma, siamo tutti sulla stessa barca.

Grazie al Design Sprint abbiamo trovato un metodo capace di (ri)allineare il team verso un obiettivo chiaro e condiviso.

5 giorni offline

Il primo DS è stato un successo e l’abbiamo realizzato grazie ad una startup torinese. Hanno partecipato 6 persone lato cliente, più altre 3 persone del nostro team. Nelle prime due giornate abbiamo lavorato a stretto contatto con i nostri ospiti, identificando e mappando il problema da risolvere e, successivamente, iniziando a lavorare alle possibili soluzioni.

Una volta concordata la strada da intraprendere, siamo passati al prototipo e alla sessione di user test, proprio come da manuale. Anche in questo caso, il team di lavoro era ibrido: un designer della startup ci ha supportato nella fase di creazione del prototipo, e una psicologa del lavoro, anch’essa interna al team del cliente, ci ha dato supporto in fase di conduzione delle interviste. Questo commitment da parte di tutti i membri del team è stato fondamentale per portare a casa un risultato ottimale.

La più grande rivoluzione però è stata quella di riuscire a staccare la spina per 5 giorni e lavorare su un solo progetto senza distrazioni. Niente più multitasking e niente più emergenze dell’ultimo minuto, che venivano infatti gestite dal team non addetto allo Sprint.

Una parte del prototipo realizzato durante il nostro primo Sprint

Da quei 5 giorni sono cambiate parecchie cose: siamo arrivati alla conclusione che il “Design Sprint” non deve per forza essere un metodo scolpito nella roccia, ma deve diventare “il nostro Design Sprint”. Per questo motivo non ci siamo limitati a riprodurre alla cieca il processo, ma abbiamo provato ad applicare il Design Sprint 2.0 che, come accennato prima, si avvicina di più alle nostre esigenze. Ogni settimana lavoriamo internamente per “hackerare il sistema”, ragionando sul processo per capire dove e come possiamo migliorare e per creare la miglior experience possibile per le persone che decidono di affidarsi a noi.

D’altronde la fine di un Design Sprint non è mai un punto d’arrivo ma un punto di partenza. E questo vale naturalmente anche per noi.

Se siete interessati al Design Sprint, o se vi interessa portare questa metodologia nella vostra azienda, a questo link potrete trovare tutte le informazioni che vi servono.